Finalité(s)	AJP Immobilier, un groupe indépendant d'agences immobilières de proximité vous offrant tous les services de l'immobilier
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6	Conformément à l'article 6 du RGPD, selon le traitement considéré : soit vous exprimez un consentement explicite, soit nous concluons un contrat avec vous, soit nous effectuons un traitement légitime, d'intérêt public, ou nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée.
Non définie	Autres fondements	Les conditions de licéité du traitement sont plus précisément définies selon les dispositions légales ou réglementaires en vigueur, le contenu des contrats, le statut de notre organisme, ou la documentation jointe lors de la collecte ou durant le traitement lui-même

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Internautes	Informations permettant d'améliorer et de personnaliser la navigation des internautes	Oui	Oui
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Informations nécessaires aux activités pré commerciales (prospection, devis)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Données nécessaires à la réalisation des contrats, la fourniture des produits et services	Oui	Oui
Employés des fournisseurs	Données nécessaires pour réaliser les achats et suivre les activités fournisseurs	Oui	Oui
Salariés de AJP	Données RH concernant les employés et leurs activités	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Selon référentiels RGPD (données actives)	01 Base active	--	Les durées de conservation des données sont régies selon chaque finalité de traitement, à défaut par la loi Informatique et Libertés du 17 juin 2019 comportant les dispositions relatives aux « marges de manœuvre nationales » autorisées par le Règlement général sur la Protection des Données (RGPD) et, plus précisément, selon les fondements auxquels notre organisme ou le traitement est soumis
5 à 10 ans (données comptables, fiscales, RH)	03 Archives intermédiaires	--	L'organisme archive les informations, documents et fichiers pour répondre à ses obligations légales en matière comptable, fiscale et gestion du personnel (code des impôts, art 3171-16)
Selon référentiels RGPD (données en archives)	03 Archives intermédiaires	--	L'organisme archive des informations, documents et fichiers, avec le consentement des personnes concernées, pour faciliter d'autres traitements connexes ou ultérieurs

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?

Oui

Processus, méthode de recueil

Nous nous conformons à loi "Informatique et Libertés" et respectons ses fondements en informant préalablement à chaque traitement la personne concernée par le biais de cette politique, et selon la nature du traitement, soit nous sollicitons la personne concernée pour obtenir son consentement, établir des contrats ou des conventions, soit nous effectuons un traitement légitime, légal ou nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée.

Comments

Information : via le site organisme.com, rubrique "mentions légales" ainsi que des informations spécifiques lors de chaque traitement Droits : les personnes peuvent exercer leurs droits en s'adressant à la direction ou au dpo, par téléphone ou mail, en se rendant dans les locaux de l'organisme ou via le site internet rubrique "données personnelles". pour tout recours, elles peuvent s'adresser à la cnil Portabilité : lorsque la récupération des données traitées par l'organisme est prévue, des procédures spécifiques à chaque traitement sont mises en œuvre : envoi des données par l'organisme, récupération au fil de l'eau lors d'échanges de documents ou conversations, ou bien à travers un compte utilisateur par exemple

Acteurs internes

--

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

Désignation	Motif	Données concernées
Administrations et organismes d'état	03 Information du législateur
Banques ou autres organismes financiers	01 Pour traitement(s) connexe(s)
Fournisseurs	04 Statistiques en rapport avec la finalité

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Maximum
Exemples d'impacts	L'organisme sous-traite le déploiement et l'entretien de son système d'information à un prestataire professionnel qui maintient contractuellement le système opérationnel et supervise "en temps réel" l'utilisation des matériels et applications de l'organisme
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Politique de Protection des Données clients, prospects, contacts	Charte engageant l'organisme envers ses clients, prospects et contacts pour la sécurité et la confidentialité de leurs DCP et l'octroi de leur droits	Mesure organisationnelle
Protection physique des accès aux locaux et aux postes informatiques	Mise en œuvre de mesures appropriées et spécifiques (alarmes, serrures et autres contrôles physiques) permettant de conditionner l’accès aux locaux, aux équipements numériques et aux supports de données	Mesure physique
Alertes sur métriques	Des solutions de monitoring système ou réseau, avec des graphiques et des règles d'alerte ont été paramétrées et un utilisateur formé, afin de remonter des pertes de performances, pannes ou anomalies	Mesure technologique
Supervision par un SOC	L'analyste SOC (security operation center) a pour mission la surveillance du système d'information d'une entreprise au sens large afin de détecter toutes les activités suspectes ou malveillantes.	Mesure organisationnelle
RSSI désigné	Le Responsable de la Sécurité et du Système d'Information définit les règles en règle en terme de sécurité et contrôle leur application	Mesure organisationnelle

Finalité(s)	Prospecter des propriétaires vendeurs ou bailleurs et des potentiels acquéreurs ou locataires Collecter des listes de noms et de biens Echanger avec les personnes et récolter des besoins (fiches découvertes) Visiter des biens et récupérer les éléments (caractéristiques, photos, prix)
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (mesures précontractuelles)	le traitement est nécessaire en prévision de l'exécution d'un contrat, à la demande de la personne concernée
Droit français	Loi Hamon relative à la e-consommation	Loi no 2014-344 du 17 mars 2014 : meilleure information produits, droit de rétractation, de remboursement avec formulaires et délais, code de conduite du marchand	<br />
Référentiel	Obligation générale d'information précontractuelle	Code de la consommation : L111-1 à L111-8
Référentiel	Gestion des activités commerciales	Référentiel CNIL "Gestion Commerciale" : préconisation concernant les contrats, prospection, comptabilité, statistiques, enquêtes, sav

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : adresse postale du domicile	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : adresse e-mail de messagerie personnelle	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : téléphone privé (portable, fixe)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
5 ans (bons de commande, de livraison, correspondances commerciales)	03 Archives intermédiaires	--	Devis et annexes, échanges commerciaux en vue de la conclusion d'un contrat
3 ans après le dernier échange ou la fin d'un contrat	01 Base active	Suppression	Coordonnées prospects et clients ; pour conserver les données, un nouveau consentement est sollicité

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Traitement légitime ou pré-contractuel

Droits de personnes	Types	Contenu
Mentions légales en pied de mail		Vous recevez ce mail #raison_de_la_presence_comme_destinataire (vous êtes un professionnel de l'immobilier, vous  êtes un potentiel propriétaire, vous êtes client AJP, ..) etc...) . Pour vous désinscrire, cliquez ici. Pour en savoir plus et faire valoir vos droits, rendez-vous sur ajp-immobilier.com/politique-de-protection

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Information : par les cgv et par les conditions particulières du contrat, rubrique "données personnelles" ; par la présente politique de protection des données Droits : en s'adressant directement au service commercial concerné ; le cas échéant, à la direction de l'organisme, au délégué à la protection des données via contact@organisme.com, ou en remplissant le formulaire des droits depuis le site internet Portabilité : non, aucune donnée n'a lieu d'être portée, les personnes ayant reçu un duplicata du contrat et aucune donnée supplémentaire n'ayant été collectée lors de son exécution

Acteurs internes

Service location	Recherche de propriétaires bailleurs et de potentiels locataires
Service transaction	Recherche de propriétaires vendeurs et de potentiels acheteurs

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	La protection des données contractuelles étant un élément important de la vente, l'organisme a pris des mesures de protection appropriées concernant l'accès aux données qu'il stocke ainsi qu'aux modalités de partage des informations
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Cloisonnement : compte(clé) dédiée à cette seule ressource	Le mécanisme de cloisonnement permet de compartimenter un environnement d’exécution en plusieurs parties ne comportant pas les mêmes éléments et ne bénéficiant ni des mêmes droits ni des mêmes ressources	Mesure organisationnelle
Isolation des données : configuration du partage de fichiers	Organisation des ressources de manière à ce que les objets ayant les mêmes exigences de sécurité se trouvent dans les mêmes dossiers	Mesure organisationnelle
Filtrage par droits d'accès (attribués par groupe ou individuellement)	Un profil correspond à un ensemble de droits, qu’il est possible de paramétrer très finement pour définir quelles informations sont accessibles et quelles actions son possibles (lire, modifier, copier, imprimer...)	Mesure organisationnelle
Broyage en cas de fin de vie des documents papiers	Le destructeur garantie que les documents ou archives papiers ne puissent être divulgués par négligence ou par malveillance après leur utilisation	Mesure physique

Finalité(s)	Diffuser le plus largement possible les offres de promotions immobilières Gérer les partenariats leboncoin, seloger, bienici, ouest france, le figaro, le site ajp, ... ou réseaux sociaux (facebook, insta, linkedin, ...)
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Mandat de vente/location pour les biens

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
	Financières (actifs) : description d'un bien immobilier à vendre ou louer	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
10 ans après la clôture du dossier	01 Base active	Suppression	Mandat de vente

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Consentement préalable obtenu lors d'un traitement connexe Traitement légitime ou pré-contractuel

Comments

Information : via l'article "données personnelles" du mandat de gestion Droits : les personnes peuvent exercer leur droit d'accès aux données les concernant et les faire rectifier ou s'y opposer en envoyant un e-mail à  dpo@ajp-immobilier.com Portabilité : n/a

Acteurs internes

Service location

Choix des annonces et des photos

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

Désignation	Motif	Données concernées
Diffuseurs d'annonces de location saisonnières	01 Pour traitement(s) connexe(s)	Annonces immobilière, vente et location

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France Union européenne

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	Aucune donnée personnelle n'est publiée via les annonces mais certaines photos peuvent révéler une identité
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Renseigner la fiche découverte vendeur et bailleur et suivre les échanges (tél, mail, rendez-vous) Suivre les prix des biens vendus et avis de valeur Calculer la plus-value à la vente et rentabilité locative Prendre et stocker des photos des biens Contractualiser des mandats de négociation Contractualiser avec des promoteurs (vente de lots, convention partenariat, diffusion des biens)
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Mandat de vente
Droit français	Loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 (loi Hoguet), et son décret d’application n° 72-678 du 20 juillet 1972	Ces textes précisent notamment : les mentions obligatoires du mandat (durée, rémunération, identité des parties), les effets de l’exclusivité, qui interdit au vendeur de confier la vente à un autre professionnel ou de vendre lui-même, le délai de rétractation de 14 jours si le mandat est signé hors établissement (code de la consommation, art. L221-18).	<br />

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : copie CNI (carte id) ou passeport, permis conduire	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Financières (actifs) : description d'un bien immobilier à vendre ou louer	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Financières : étude de risques Tracfin	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que la personne n'a pas retiré son consentement	01 Base active	Suppression	Délai de 14 jours
Tant que la vente n'est pas conclue	01 Base active	Archivage	Eléments du mandat exclusif de vente

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	Les personnes signent un contrat et des annexes, permettant le recueil des données nécessaires à la future transaction

Comments

Information : par les cgv et par les conditions particulières du contrat, rubrique "données personnelles" ; par la présente politique de protection des données Droits : les personnes peuvent exercer leur droit d'accès aux données les concernant et les faire rectifier ou s'y opposer en envoyant un e-mail à  dpo@ajp-immobilier.com Portabilité : n/a

Acteurs internes

Service location	Démarches commerciales et saisie des dossiers
Service transaction	Démarches commerciales et saisie des dossiers

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	Les données de ce traitement sont sensibles car elles portent sur des suspicions de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme impliquant des comportements potentiellement illicites ou graves. Leur confidentialité doit être absolue (RGPD, art. 9 et 10 + le code monétaire et financier)
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Recevoir et traiter les demandes d'information Renseigner une fiche acquéreur locataire ; Signer un mandat de recherche et suivre les échanges (tél, mail, rendez-vous) Avant compromis, compléter la fiche "renseignements acquéreur" (particulier ou société)
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1a (consentement)	la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;	Acceptation des CGU lorsque les personnes initient une demande de renseignement
Droit français	Loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 (loi Hoguet), et son décret d’application n° 72-678 du 20 juillet 1972	Ces textes précisent notamment : les mentions obligatoires du mandat (durée, rémunération, identité des parties), les effets de l’exclusivité, qui interdit au vendeur de confier la vente à un autre professionnel ou de vendre lui-même, le délai de rétractation de 14 jours si le mandat est signé hors établissement (code de la consommation, art. L221-18).	<br />

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Financières (actifs) : données relatives au projet immobilier (type de bien recherché, localisation et caractéristiques souhaitées)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que la personne n'a pas retiré son consentement	01 Base active	Suppression	Coordonnées, nature de la demande, échanges
Tant que la vente n'est pas conclue	01 Base active	Archivage	Coordonnées, nature de la demande, échanges
3 mois après une réponse non aboutie	01 Base active	Suppression	Coordonnées, demande et correspondances

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	Les personnes acceptent explicitement les CGU du site internet ou des réseaux sociaux via une case à cocher

Comments

Information : concernant le site internet ajp, les informations sont délivrées dans le formulaire de demande d'informations  concernant les partenaires, les informations s'inscrivent sur le site dans le but d'être mis en relation et acceptent les cgu  Droits : les personnes peuvent exercer leur droit d'accès aux données les concernant et les faire rectifier ou s'y opposer en envoyant un e-mail à  dpo@ajp-immobilier.com Portabilité : n/a

Acteurs internes

Service location	Echanges commerciaux et constitution d'un dossier locataire
Service transaction	Négociations et constitution du dossier acquéreur

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

Diffuseurs d'annonces de location saisonnières

Mise en relation prospect-AJP

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	Si les données traitées ne sont pas sensibles initialement pour les personnes, elles peuvent le devenir et constituer un profilage (revenus, capacité d’emprunt, préférences personnelles (lieu de vie, type de bien, composition familiale) Pour AJP, ce sont de précieuses informations commerciales qui doivent être protégées comme tel.
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Rédiger une fiche Tracfin pour chaque personne physique ou morale partie prenante dans une transaction Tenir les informations à disposition de la DGGCRF
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1c (obligation légale)	le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis	<br />
Droit français	Tracfin	Décret n° 2011-28 du 7 janvier 2011 relatif à l'organisation et aux modalités de fonctionnement du service à compétence nationale TRACFIN	<br />

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Financières : étude de risques Tracfin	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Identifiants : copie CNI (carte id) ou passeport, permis conduire	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Financières : étude de risques Tracfin	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Juridique : titre de propriété, copie d'acte notarié	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
6 ans	01 Base active	Suppression	Tracfin : article L.561-12 et R.561-12 du Code monétaire et financier Délai porté à 10 ans en cas d'activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite)

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Obligation légale

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Information : n/a Droits : Portabilité :

Acteurs internes

Négociateurs (conseiller en transaction)	Saisit les fiches tracfin et collecte les preuves (CNI, titre de propriété)...
Chargés de location	Lors de certaines locations

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

Désignation	Motif	Données concernées
Administrations et organismes d'état	03 Information du législateur	DGCCRF

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	Atteinte à la réputation (suggestion de comportement suspect, de participation à des montages illicites) ; risques de chantage, fraude, usurpation (en cas de vol)
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Enregistrer les coordonnées des candidats acquéreur Collecter les documents permettant d'apprécier leur solvabilité Organiser les rendez-vous et faire signer les bons de visites Elaborer des offres et les transmettre Négocier les propositions, suivre les objections Clôturer les dossiers refusés
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Il contient les mentions obligatoires relatives à l'objet, à la durée de conservation et purge, aux finalités, à la nature du traitement, au type de données à caractère personnel et aux catégories de personnes concernées.
Référentiel	Garantie décennale	Les constructeurs ont l'obligation de souscrire une assurance de responsabilité civile décennale. Elle garantit la réparation des dommages qui apparaissent après la réception des travaux.

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Activités : éléments de facture (N° commande, BL, date, liste de produits ou services, quantités, prix, paiement)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
2 ans après l'achat (données de garantie pour les biens et services)	--	--

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Consentement préalable détenu par un tiers

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Information : document spécifique "conditions de garantie" remis lors de l'achat. a l'issue de la garantie, nous envoyons une information et précisions que nous procédons à la suppression des données, à moins que la personne souhaite une extension de garantie Droits : la personne peut s'adresser directement au service "sav" ou remplir le formulaire d'exercice des droits Portabilité : oui, l'entreprise envoie un document de fin de garantie

Acteurs internes

--

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

--

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Filtrage par droits d'accès (attribués par groupe ou individuellement)	Un profil correspond à un ensemble de droits, qu’il est possible de paramétrer très finement pour définir quelles informations sont accessibles et quelles actions son possibles (lire, modifier, copier, imprimer...)	Mesure organisationnelle	Le profil correspond à un ensemble de droits, qu’il est possible de paramétrer très finement pour définir l’accès aux informations et les actions possibles sur les données (accéder, modifier, copier, imprimer...)
Accès aux données via le réseau local	Le poste de l'utilisateur doit être connecté au réseau réseau local (en direct, via VPN, RDP) ou l'utilisateur prend la main à distance sur un tel poste	Mesure organisationnelle
Isolation des données : configuration du partage de fichiers	Organisation des ressources de manière à ce que les objets ayant les mêmes exigences de sécurité se trouvent dans les mêmes dossiers	Mesure organisationnelle

Finalité(s)	Rédiger et transmettre des propositions de vente Constituer le dossier et ses annexes Signer le contrat S'assurer de la régularité de la transaction (titre de propriété, surfaces du bien, servitudes, diagnostics, ...) Transmettre les éléments au notaire
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Il contient les mentions obligatoires relatives à l'objet, à la durée de conservation et purge, aux finalités, à la nature du traitement, au type de données à caractère personnel et aux catégories de personnes concernées.
Référentiel	Conditions générales de vente	Informations contractuelles liant un vendeur de produits ou de services à son acheteur. Consulter nos CGV ##organisme ainsi que les Fiches pratiques de service public.fr
Référentiel	Gestion des activités commerciales	Référentiel CNIL "Gestion Commerciale" : préconisation concernant les contrats, prospection, comptabilité, statistiques, enquêtes, sav

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Activités : éléments de facture (N° commande, BL, date, liste de produits ou services, quantités, prix, paiement)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que la vente n'est pas conclue	--	--	données de commandes, articles, éléments techniques, délais de livraison, éléments nécessaires à la pose / au montage. Restitution à la direction
Tant que la construction existe	--	--	Suite à la validation de ce traitement, les données sont transférées pour archives

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Consentement préalable obtenu lors d'un traitement connexe

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Information : informations délivrées lors de la commande (conditions du contrat, cgv) Droits : en s'adressant directement à la direction ou en remplissant le formulaire d'exercice des droits Portabilité : oui, une copie des informations de chantier sont remises au client à l'issue de l'installation

Acteurs internes

--

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

--

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	Les éléments techniques (matériaux marques et modèles, délais d'installation, méthodes de pose...) sont des éléments intégrant la propriété intellectuelles de l'entreprise. Des procédures de confidentialité et de protection des données sont mises en œuvre sur le terrain
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Terminaux fixes et mobiles : solution de protection renforcée (EPP, EDR, XDR)	Pour chaque appareil connecté : antivirus , protection du compte, pare-feu et protection réseau, contrôle des applications et du navigateur, sécurité de l'appareil	Mesure technologique
Broyage en cas de fin de vie des documents papiers	Le destructeur garantie que les documents ou archives papiers ne puissent être divulgués par négligence ou par malveillance après leur utilisation	Mesure physique
Isolation des données : configuration du partage de fichiers	Organisation des ressources de manière à ce que les objets ayant les mêmes exigences de sécurité se trouvent dans les mêmes dossiers	Mesure organisationnelle
Stockage (pièce, armoire, tiroir) fermé à clé	L'accès aux documents ou au support numérique nécessite une clé ou un code afin que seules les personnes habilitées puissent y accéder	Mesure physique

Finalité(s)	Constituer le dossier du locataire Faire signer le bail Gérer les arrivées et les départs : EDL, remboursement des cautions, ...
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Bail d'habitation
Droit français	Loi ALUR (n°2014-366 du 24 mars 2014)	Renforce les obligations des syndics (mise en concurrence, transparence des contrats, fiche synthétique de la copropriété, encadrement des honoraires, tenue des comptes) : lien	<br />
Droit français	Code Civil, les contrats	Articles 1101 à 1231 du code Civil : Le contrat est un accord de volontés entre deux ou plusieurs personnes destiné à créer, modifier, transmettre ou éteindre des obligations	<br />

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Locataires	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Locataires	Identifiants : adresse postale du domicile	Oui	Oui
Locataires	Etat civil : date et lieu de naissance	Oui	Oui
Locataires	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Locataires	Vie personnelle : vie maritale, composition foyer, nb enfants	Oui	Oui
Locataires	Situation et relations : profession, domaine d'activité, nature du contrat	Oui	Oui
Locataires	RH : Informations sur l'employeur (Nom, adresse, Siret, Code APE)	Oui	Oui
Locataires	Economique et financière : salaires, pensions, allocations, autres	Oui	Oui
Locataires	Eléments nécessaires à l'exécution des contrats établis	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Juridique : mandat de gestion	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Economiques et financières : domiciliation bancaires (IBAN, RIB)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
5 ans après l'échéance du contrat	01 Base active	Suppression	Données contractuelles et annexes ; Art L. 110-4 du Code de Commerce
3 mois après la visite	01 Base active	Suppression	Etat des lieux
10 ans à compter de la clôture de l'exercice	02 Stockage mixte	Suppression	Justificatifs comptables ; Art L123-22 du code du commerce
3 ans après le dernier échange ou la fin d'un contrat	01 Base active	Restitution	Données du dépôt de garantie

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	Signature du bail + fiche de consentement au traitement informatisé des données à caractère personnel

Droits de personnes	Types	Contenu
Article "Données personnelles" des contrats, CGV ou CGU de AJP Immobilier		Les informations recueillies lors de l'exécution de nos contrats sont enregistrées dans un système informatisé par nos services et les sous-traitants habilités de AJP. La collecte, l'usage, le partage et la durée de conservation de vos données personnelles sont minimisées et adaptées aux seules finalités de ces traitements. L'acceptation du contrat exige votre consentement explicite ; nous vous le redemanderons à l'occasion de tout autre traitement.   Pour plus d'informations, consulter le lien ajp-immobilier.com/politique-de-protection. Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer vos droits (accès, modification, opposition, etc) sur les données vous concernant. Merci d'utiliser le formulaire "Exercer mes droits" ou par mail dpo@ajp-immobilier.com

Comments

Information : via la fiche "traitement informatisé des données à caractère personnel "  Droits : Portabilité :

Acteurs internes

Chargés de location

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

--

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	N/A
Niveau de protection des données par l'organisme	N/A
Exemples d'impacts
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)

Gérer un portefeuille de "mandat de location simple" ou de "mandat de gestion" Rechercher des potentiels locataires et constituer des dossiers de demande de location Rédiger et faire signer les baux, collecter et joindre les documents annexes nécessaires Effectuer les états des lieux d'entrée et de sortie ; Gérer les sous-traitants diagnostic immobilier et artisans pour certains travaux dans le logement S'assurer du règlement du premier loyer

Diffusion

Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Il contient les mentions obligatoires relatives à l'objet, à la durée de conservation et purge, aux finalités, à la nature du traitement, au type de données à caractère personnel et aux catégories de personnes concernées.
Droit français	Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 dite "Mermaz"	Loi qui fixe les règles relatives aux rapports locatifs entre les bailleurs et les locataires, les conditions de fixation et de révision des loyers, les modalités de résiliation du bail, etc.	<br />

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Propriétaires bailleurs	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Non	Non
Propriétaires bailleurs	Identifiants : adresse postale du domicile	Non	Non
Propriétaires bailleurs	Identifiants : téléphone privé (portable, fixe)	Non	Non
Locataires	Identifiants : coordonnées professionnelles (employeur, service, poste, tél, e-mail)	Non	Non
Locataires	Activités : éléments de vente (adresses de livraison, historiques achats, échéances, remises, paiement, retours)	Non	Non

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que l'année fiscale n'est pas terminée (comptabilité clôturée)	--	--	Données et documents afférents aux livraisons
5 ans après l'échéance du contrat	--	--	les coordonnées de contact ainsi que les données essentielles des contrats

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons

Comments

Information : le contrat et ses annexes décrivent les modalités de gestion. l'organisme informe régulièrement les personnes par mail de l'actualité concernant la gestion des contrats Droits : dans les conditions du contrat et via le formulaire d'exercice des droits Portabilité : n/a

Acteurs internes

Chargés de location

recherche de locataires, rédaction des baux, états des lieux, suivi des loyers

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Stockage (pièce, armoire, tiroir) fermé à clé	L'accès aux documents ou au support numérique nécessite une clé ou un code afin que seules les personnes habilitées puissent y accéder	Mesure physique
Politique de Protection des Données clients, prospects, contacts	Charte engageant l'organisme envers ses clients, prospects et contacts pour la sécurité et la confidentialité de leurs DCP et l'octroi de leur droits	Mesure organisationnelle
Anonymisation de la transaction	Une fois la transaction validée, les données sont anonymisées	Mesure technologique
Broyage en cas de fin de vie des documents papiers	Le destructeur garantie que les documents ou archives papiers ne puissent être divulgués par négligence ou par malveillance après leur utilisation	Mesure physique

Finalité(s)

Assurer la liaison entre les locataires et les propriétaires Emission des échéances de loyer et suivi des règlements Emission des relevés de comptes, quittances, aide à la déclaration de revenus fonciers Suivi de travaux vie du bail (et des équipements) Paiement des factures (artisans, syndic, ...) Suivre et proposer l'arbitrage lors des conflits, contentieux, impayés, ... Traitement des dossiers "assurance loyer impayés" Traitement des procédures avec les huissiers contre les locataires

Diffusion

Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Mandat de gestion et Contrat de location
Droit français	Loi ALUR (n°2014-366 du 24 mars 2014)	Renforce les obligations des syndics (mise en concurrence, transparence des contrats, fiche synthétique de la copropriété, encadrement des honoraires, tenue des comptes) : lien	<br />
Droit français	Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 dite "Mermaz"	Loi qui fixe les règles relatives aux rapports locatifs entre les bailleurs et les locataires, les conditions de fixation et de révision des loyers, les modalités de résiliation du bail, etc.	<br />

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Locataires	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Locataires	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Locataires	Financières : historique des paiements (date, libellé, montant, solde)	Oui	Oui
Personnes demandeurs et mises en causes lors des contentieux	Identifiants : adresse postale du domicile	Oui	Oui
Personnes demandeurs et mises en causes lors des contentieux	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Personnes demandeurs et mises en causes lors des contentieux	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui
Personnes demandeurs et mises en causes lors des contentieux	Economiques et financières : domiciliation bancaires (IBAN, RIB)	Oui	Oui
Personnes demandeurs et mises en causes lors des contentieux	Santé (physique, mentale) : informations cliniques ou biologiques	Non	Non
Personnes demandeurs et mises en causes lors des contentieux	Juridique : éléments constitutifs d'un contrat	Oui	Oui
Personnes demandeurs et mises en causes lors des contentieux	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Personnes demandeurs et mises en causes lors des contentieux	Judiciaires : procédures en cours, décisions, assignations, etc.	Oui	Oui
Personnes demandeurs et mises en causes lors des contentieux	Contentieux : litige, motifs, pièces justificatives	Oui	Oui
Locataires	Identifiants : adresse de correspondance	Oui	Oui
Locataires	Référence du bail, montant locatif, montant du	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Identifiants : adresse postale du domicile	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Montant des loyers perçus	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Montants des charges à déduire	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Financière : impôt foncier	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que l'année fiscale n'est pas terminée (comptabilité clôturée)	01 Base active	--	Le temps de l'encaissement pour les durées de chèques et de CB
3 ans après le dernier échange ou la fin d'un contrat	01 Base active	--	Tickets de caisse
5 ans après la clôture du dossier	03 Archives intermédiaires	Suppression	Eléments de description du dossier, coordonnées des personnes impliquées, correspondances, pièces annexes

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	Signature du contrat et ses annexes

Droits de personnes	Types	Contenu
Article "données personnelles" du contrat de location

Comments

Information : par les conditions générales ajp Droits : en s'adressant à l’accueil, le cas échéant à la direction Portabilité : n/a

Acteurs internes

Gestionnaire locatif

émission des quittances, suivi des paiements, déclarations fiscales et sociales

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

Désignation	Motif	Données concernées
Fournisseurs (artisans, entreprises BTP)	01 Pour traitement(s) connexe(s)	travaux
Syndic tiers	01 Pour traitement(s) connexe(s)	paiement de factures et contentieux divers
Huissiers ou commissaires de justice	01 Pour traitement(s) connexe(s)	gestion des contentieux

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	usurpation d'identité (nombreuses pièces d'identité & rib) réputation (connaissance du patrimoine des personnes)
Ce traitement comporte des données sensibles?	Oui

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Protection physique des éléments de caisse (chèque & CB)		Mesure physique

Finalité(s)

Interagir entre les locataires, propriétaires, assurances, expert, artisans, et parfois huissiers lors de travaux ou sinistre Gérer, en lien avec les assurances, les sinistres, dégât des eaux, bris de glace, et décennale ouvrage Constater sur place, mandater les artisans, recevoir et valider les devis en accord avec les parties prenantes Gérer les factures fournisseurs, les transmettre pour règlement au propriétaire, locataire, à la gestion locative ou aux assurances

Diffusion

Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Il contient les mentions obligatoires relatives à l'objet, à la durée de conservation et purge, aux finalités, à la nature du traitement, au type de données à caractère personnel et aux catégories de personnes concernées.
Droit français	Code de commerce	Obligations légales entre commerçants et commerçants / non-commerçants ; obligations constitutives et déclaratives des sociétés commerciales, organisation du commerce ; formes de ventes, prix, concurrence, garanties

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Juridique : éléments constitutifs d'un contrat	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Activités : éléments de facture (N° commande, BL, date, liste de produits ou services, quantités, prix, paiement)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Aucun de temps de conservation designé.

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Consentement préalable obtenu lors d'un traitement connexe

Comments

Information : informations délivrées sur le bon à tirer (conditions particulières, cgv) Droits : en s'adressant au secrétariat, ou en remplissant le formulaire d'exercice des droits Portabilité : n/a

Acteurs internes

Service Technique

gère les sinistres de A à Z en lien avec les parties prenantes

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	impact financiers : accès aux rib
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)

Prospection auprès de propriétaires susceptibles de louer leur maison Traitement des demandes de propriétaires susceptibles de louer leur maison Visites des maisons, évaluation des critères de la charte (propreté, entretien, ...) Conclusion d'un contrat de délégation de location + annexes : acte de propriété + copie CI + assurance bien + ERNT + Thermites + Amiante + plomb ; signature papier ou électronique selon les personnes ; contrat revu et validé avec Jessy

Diffusion

Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Mandat de gestion de location saisonnière
RGPD	Article 6-1f (intérêts légitimes)	Un traitement légitime est inhérent à la mission d'un organisme privé ; il est réalisé dans un intérêt mutuel et ne prévaut pas sur les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée. Il concerne notamment les opérations de sécurité des données, la gestion interne des informations clients ou usagers, la lutte contre la fraude ou les opérations de prospection entre professionnels.	Pour les opérations de communications commerciales

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Prospects	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Prospects	Identifiants : adresse postale du domicile	Oui	Oui
Prospects	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Prospects	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Identifiants : adresse postale du domicile	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Administrative et juridique : acte de propriété, PI, assurance bien, ERNT, Thermites, Amiante, plomb	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Economiques et financières : domiciliation bancaires (IBAN, RIB)	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Juridique : éléments constitutifs d'un contrat	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
3 ans après le dernier échange ou la fin d'un contrat	01 Base active	Suppression	Coordonnées prospects et clients ; pour conserver les données, un nouveau consentement est sollicité
5 ans après l'échéance du contrat	01 Base active	Suppression	Données contractuelles et annexes ; Art L. 110-4 du Code de Commerce

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	Par la signature du contrat "mandat de gestion"

Droits de personnes	Types	Contenu
Formulaire "Demande d'exercice des droits"		Les informations recueillies lors des traitements "Copropriétaire" sont enregistrées dans un fichier informatisé par le service juridique pour le traitement des réclamations.     Elles sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité et sont destinées aux services habilités de notre Organisme Conformément à la loi « informatique et libertés », et au "Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles, vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier ou vous y opposer en contactant : dpo@ajp-immobilier.com. L'ensemble des données collectés par ce formulaire bénéficient du consentement explicite de la personne concernée.

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Information : via la rubrique "données personnelles" du mandat de gestion Droits : les droits d'accès, de correction, de limitation et opposition s'exercent : - dans les limites du contrat - par email à dpo@ajp-immobilier.com ou en remplissant le formulaire "exercice des droits" depuis le site ajp, rubrique "données personnelles" Portabilité : n/a

Acteurs internes

Location saisonnière

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Oui
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	Bien que ce traitement ne contiennent pas de données sensibles, des informations concernant le domicile des personnes (titre de propriété, photos de l'intérieur de saisons) peuvent être vues comme sensible par les personnes
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Oui

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Diffusion des annonces auprès des réseaux spécialisés : Abritel, Rb&b, Booking, Naeva, le site ajp, etc .... E-mailing vers les personnes inscrites dans les fichiers ajp Traitements des demandes de renseignements
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1f (intérêts légitimes)	Un traitement légitime est inhérent à la mission d'un organisme privé ; il est réalisé dans un intérêt mutuel et ne prévaut pas sur les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée. Il concerne notamment les opérations de sécurité des données, la gestion interne des informations clients ou usagers, la lutte contre la fraude ou les opérations de prospection entre professionnels.	Publication d'annonces et réponses aux demandes
Référentiel	Prospection numérique	CNIL la prospection commerciale et  Maitrisez votre relation client	<br />

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Consentement ou refus de consentement à la réception d'e-mails	Oui	Oui
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
3 ans après le dernier échange ou la fin d'un contrat	01 Base active	Suppression	Coordonnées prospects et clients ; pour conserver les données, un nouveau consentement est sollicité

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Consentement préalable détenu par un tiers Traitement légitime ou pré-contractuel

Droits de personnes	Types	Contenu
Formulaire "Demande d'exercice des droits"		Les informations recueillies lors des traitements "Copropriétaire" sont enregistrées dans un fichier informatisé par le service juridique pour le traitement des réclamations.     Elles sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité et sont destinées aux services habilités de notre Organisme Conformément à la loi « informatique et libertés », et au "Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles, vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier ou vous y opposer en contactant : dpo@ajp-immobilier.com. L'ensemble des données collectés par ce formulaire bénéficient du consentement explicite de la personne concernée.

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Information : dans les e-mailing, l'information est délivré par une mention en fin d'e-mail pour les annonces sur ajp, les mentions se trouvent en pied du formulaire de réponse pour les annonces auprès de réseaux spécialisés, les personnes ont transmis leur consentement lors de leur inscription  Droits : les droits d'accès, de correction, de limitation et opposition s'exercent : - par email à dpo@ajp-immobilier.com ou en remplissant le formulaire "exercice des droits" depuis le site ajp, rubrique "données personnelles" Portabilité : n/a

Acteurs internes

Marketing et communication (Hellocom)	E-mailing et autres actions de communication
Négociateurs (conseiller en transaction)	Choisisent les biens et gèrent les demandes
Chargés de location	Diffusion des annonces et réponses aux demandes

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

Diffuseurs d'annonces de location saisonnières

Mise en communication de prospects

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	Ce traitement ne contient pas de données sensibles ou vues comme sensibles
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Réservation et paiement en ligne depuis le site AJP Contrat de location + annexes (copie ID, assurance habitation, cautions) Gestion des paiement : acomptes et solde de tous comptes (chèque, chèque vacances, CB, ... 1 mois avant l'arrivée) Versement de la taxe de séjour ; détail des personnes (âge et relation parentale) Via les TO (annonceurs tiers), la réservation se fait via le TO Après le départ remboursement de la caution (chèque, CB)
Informations complémentaires	(tout est fait par Helios) uniquement la personne qui loue ;
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Pas de base(s) légale(s)

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Aucune catégorie de personnes désignée

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Aucun de temps de conservation designé.

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Consentement préalable obtenu lors d'un traitement connexe Traitement légitime ou pré-contractuel

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Information : la personne a été informée lors de la signature de la commande + elle pourra se référer à la présente politique de protection des données Droits : la personne peut à tout moment demander une copie des informations qui la concerne via le formulaire d'exercice des droits Portabilité : non, sauf demande expresse de la personne

Acteurs internes

--

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

--

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	La protection du patrimoine de l'entreprise, et notamment du fichier client, est un souci permanent pour les responsables. Son contenu protégé par le code de la propriété intellectuelle (L-341-1 al.1er du CPI) du fait de l'investissement nécessaire à sa constitution et sa tenue
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Réclamations et contacts : réponse aux demandes des personnes durant leur séjour ; contact physique sur place Contact avec les artisans en cas de panne ou de sinistre (fuite, pb électrique) Etat des lieux suite au départ, contrôle par les femmes de ménage Questionnaire de satisfaction : échanges des résultats avec les propriétaires
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Pas de base(s) légale(s)

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Aucune catégorie de personnes désignée

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Aucun de temps de conservation designé.

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons

Comments

--

Acteurs internes

--

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

--

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	N/A
Niveau de protection des données par l'organisme	N/A
Exemples d'impacts
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Contractualiser la gestion du syndic entre des copropriétaires et AJP Etablir la liste des lots gérées par le syndic Inscrire les copropriétaires Tenir à jour les informations
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Contrat liant le syndic et la copropriété
Droit français	Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 (Syndic)	Fixe le statut juridique des immeubles divisés en lots (parties privatives + quote-part des parties communes) et encadre le fonctionnement du syndic (désignation, mission, responsabilité, révocation). Décret n°67-223 du 17 mars 1967
Droit français	Loi ALUR (n°2014-366 du 24 mars 2014)	Renforce les obligations des syndics (mise en concurrence, transparence des contrats, fiche synthétique de la copropriété, encadrement des honoraires, tenue des comptes) : lien
Droit français	Loi ELAN (n°2018-1021 du 23 novembre 2018)	Facilite le recours au syndic coopératif, renforce le registre national des copropriétés, et introduit de nouvelles règles de fonctionnement : lien
Référentiel	Label NF Habitat "Syndic socialement engagé"		<br />

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Juridique : titre de propriété, copie d'acte notarié	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Juridique : représentant légal (SCI, indivisions)	Non	Non
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : signature (manuscrite, numérique)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Horodatage	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Juridique : mandat de gestion	Non	Non

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que l'année fiscale n'est pas terminée (comptabilité clôturée)	01 Base active	Archivage	Eléments comptables (commandes, bon de transport, de livraisons, factures, paiements, ...), fiscaux et sociaux (déclarations)
10 ans à compter de la clôture de l'exercice	03 Archives intermédiaires	Suppression	Justificatifs comptables : comptabilité, pièces justificatives clients, fournisseurs ; Art L123-22 du code du commerce

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	Le copropriétaire signe la fiche "Information relative aux données à caractère personnel" en annexe du livret d'accueil

Droits de personnes	Types	Contenu
Formulaire "Demande d'exercice des droits"		Les informations recueillies lors des traitements "Copropriétaire" sont enregistrées dans un fichier informatisé par le service juridique pour le traitement des réclamations.     Elles sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité et sont destinées aux services habilités de notre Organisme Conformément à la loi « informatique et libertés », et au "Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles, vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier ou vous y opposer en contactant : dpo@ajp-immobilier.com. L'ensemble des données collectés par ce formulaire bénéficient du consentement explicite de la personne concernée.
Livret d'accueil "Syndic" remise à chaque copropriétaire		Vous trouverez dans ce livret d’accueil, les informations utiles pour vous permettre de vous intégrer rapidement à la vie de l’immeuble. Pensez à nous retourner la fiche de renseignements fournie et à prendre connaissance de la note d’informations RGPD que nous vous avons communiquée.
Signature d'une fiche d'informations relative au traitement des données à caractère personnel		Information "Loi informatique et libertés » et "Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles" AJP Immobilier enregistre dans des fichiers informatisés les informations vous concernant nécessaires aux traitements relatifs au Syndic.  Plus d'informations détaillées  : registre des activités de traitement. Exercer vos droits (d'accès, de modification, d'opposition) : formulaire de demande des droits Pour toute demande, envoyer un mail à dpo@ajp-immobilier.com.

Comments

Information : par le livret d'accueil "syndic" remis à chaque copropriétaire Droits : les droits d'accès, de correction, de limitation, et d'opposition s'exercent : - via l'extranet copropriétaire permettant aux personnes d'indiquer et de corriger leurs données - via le formulaire d'exercice des droits  Portabilité : n/a

Acteurs internes

Syndic

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Disposer d'un espace collaboratif www.ajp-syndic.com, extranet entre le copropriétaire et AJP Permet aux copropriétaires de saisir eux-mêmes certaines données, de poster des messages en y incluant des photos et lire les réponses Permet à AJP de mieux diffuser des informations telles que règlement de copropriété, comptes du syndicat, relevés de charges, d'échanger des avis, de diffusez des alertes
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1c (obligation légale)	le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis	<br /> Obligation légale de proposer un extranet

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Economiques : description d'un lot	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que la personne n'a pas retiré son consentement	01 Base active	Suppression	Données spécifiques à l'intranet

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	Donné via la fiche d'information RGPD du Livret d'accueil du copropriétaire (syndic)

Droits de personnes	Types	Contenu
Signature d'une fiche d'informations relative au traitement des données à caractère personnel		Information "Loi informatique et libertés » et "Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles" AJP Immobilier enregistre dans des fichiers informatisés les informations vous concernant nécessaires aux traitements relatifs au Syndic.  Plus d'informations détaillées  : registre des activités de traitement. Exercer vos droits (d'accès, de modification, d'opposition) : formulaire de demande des droits Pour toute demande, envoyer un mail à dpo@ajp-immobilier.com.

Comments

Information : par le livret d'accueil "syndic" remis à chaque copropriétaire Droits : les droits d'accès, de correction, de limitation, et d'opposition s'exercent : - via l'extranet copropriétaire permettant aux personnes d'indiquer et de corriger leurs données - via le formulaire d'exercice des droits  Portabilité : n/a

Acteurs internes

Syndic

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

Désignation	Motif	Données concernées
Fournisseurs	01 Pour traitement(s) connexe(s)	Données concernant les demandes de réparation et de travaux

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Emettre des appels de fonds et recouvrer les règlements Effectuer la comptabilité selon les règles en vigueur Suivre les contentieux, gérer les impayés et les procédures judiciaires Gérer des emprunts collectifs et les financements des travaux de copropriété
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Contrat liant le syndic et la copropriété
RGPD	Article 6-1a (consentement)	la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;	Mandat SEPa

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Financières : montant des charges appelées	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Financières : historique des paiements (date, libellé, montant, solde)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Economiques et financières : domiciliation bancaires (IBAN, RIB)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Financières : informations sur les relances et éventuelles procédures de recouvrement	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Economiques : description d'un lot	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Financières : données liées aux procédures de recouvrement (en cas d’impayés)	Non	Non

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que l'année fiscale n'est pas terminée (comptabilité clôturée)	01 Base active	Archivage	Appels de fonds
10 ans à compter de la clôture de l'exercice	03 Archives intermédiaires	Suppression	Justificatifs comptables : comptabilité, pièces justificatives clients, fournisseurs ; Art L123-22 du code du commerce

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Consentement préalable obtenu lors d'un traitement connexe Traitement 11.1

Droits de personnes	Types	Contenu
Formulaire "Demande d'exercice des droits"		Les informations recueillies lors des traitements "Copropriétaire" sont enregistrées dans un fichier informatisé par le service juridique pour le traitement des réclamations.     Elles sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité et sont destinées aux services habilités de notre Organisme Conformément à la loi « informatique et libertés », et au "Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles, vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier ou vous y opposer en contactant : dpo@ajp-immobilier.com. L'ensemble des données collectés par ce formulaire bénéficient du consentement explicite de la personne concernée.

Comments

Information : par le livret d'accueil "syndic" remis à chaque copropriétaire Droits : les droits d'accès, de correction, de limitation, et d'opposition s'exercent : - via l'extranet copropriétaire permettant aux personnes d'indiquer et de corriger leurs données - via le formulaire d'exercice des droits  Portabilité : n/a

Acteurs internes

Syndic

Envoi des appels, suivi des règlements et des relances

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

Désignation	Motif	Données concernées
Fournisseurs prestataires de services	01 Pour traitement(s) connexe(s)	Echange de données lors de prêts souscrit par la copro

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	Bien que les données financières ne soient pas des données sensibles, le recouvrement peut révéler des difficultés financières, et nécessiter un traitement discret pour éviter une atteinte à la vie privée.
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Convocation, tenue des AG, diffusion des procès-verbaux
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Contrat liant le syndic et la copropriété
Droit français	Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 (Syndic)	Fixe le statut juridique des immeubles divisés en lots (parties privatives + quote-part des parties communes) et encadre le fonctionnement du syndic (désignation, mission, responsabilité, révocation). Décret n°67-223 du 17 mars 1967	<br /> Obligation et organisation des assemblées générales

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Administrative et juridique : droit de vote et répartition des tantièmes	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Economiques : identification d'un lot (n°, quote-part des tantièmes)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : adresse de correspondance	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Administrative et juridique : Qualité du titulaire (propriétaire, usufruitier, nu-propriétaire, SCI, indivision, mandataire, etc.)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Activités (vote) : présence à l'AG, détention d’un pouvoir	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Activités (vote) : résultats des votes individuels par résolution	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Activités (vote) : participation en visio, plateforme de vote électronique (adresse IP, date/heure de connexion, identifiant de session si outil numérique	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Aucun de temps de conservation designé.

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Consentement préalable obtenu lors d'un traitement connexe Traitement 11.1

Droits de personnes	Types	Contenu
Formulaire "Demande d'exercice des droits"		Les informations recueillies lors des traitements "Copropriétaire" sont enregistrées dans un fichier informatisé par le service juridique pour le traitement des réclamations.     Elles sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité et sont destinées aux services habilités de notre Organisme Conformément à la loi « informatique et libertés », et au "Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles, vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier ou vous y opposer en contactant : dpo@ajp-immobilier.com. L'ensemble des données collectés par ce formulaire bénéficient du consentement explicite de la personne concernée.

Comments

Information : par le livret d'accueil "syndic" remis à chaque copropriétaire Droits : les droits d'accès, de correction, de limitation, et d'opposition s'exercent : - via l'extranet copropriétaire permettant aux personnes d'indiquer et de corriger leurs données - via le formulaire d'exercice des droits  Portabilité : n/a

Acteurs internes

Syndic

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

Désignation	Motif	Données concernées
Conseil syndical	01 Pour traitement(s) connexe(s)	Validation des comptes, vote du renouvellement du syndic ...

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	Ces données ne sont pas sensibles, néanmoins, leur confidentialité doit être assurée pour respecter la vie privée des copropriétaires (ex. : éviter l’exposition de votes nominaux ou de litiges)
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Planifier les travaux, solliciter des devis, suivre les travaux, régler les entreprises Déclarer les sinistres aux assurances, suivre les indemnisations Tenir à jour l'annuaire des parties prenantes (artisans, assurances, ...)
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Contrat liant le syndic et la copropriété
Droit français	Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 (Syndic)	Fixe le statut juridique des immeubles divisés en lots (parties privatives + quote-part des parties communes) et encadre le fonctionnement du syndic (désignation, mission, responsabilité, révocation). Décret n°67-223 du 17 mars 1967	<br />

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : adresse de correspondance	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Economiques : identification d'un lot (n°, quote-part des tantièmes)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Activités : contenu d'une demande	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui
	Sinistre : nature du sinistre (dégât des eaux, incendie, etc.)	Oui	Oui
	Sinistre : date, heure, lieu de survenue (lot privatif ou parties communes)	Oui	Oui
	Sinistre : identité des personnes concernées (propriétaires, locataires)	Oui	Oui
	Sinistre : déclarations à l’assurance (correspondance, photos, expertises), montants des dommages, indemnisations	Oui	Oui
	Sinistre : responsabilités engagées	Oui	Oui
Prestataires (prof libérales, cabinets, consultants, experts)	Identifiants : coordonnées professionnelles (employeur, service, poste, tél, e-mail)	Oui	Oui
Prestataires (prof libérales, cabinets, consultants, experts)	Contrats de maintenance (dates, clauses)	Oui	Oui
Prestataires (prof libérales, cabinets, consultants, experts)	Activités : éléments de facture (N° commande, BL, date, liste de produits ou services, quantités, prix, paiement)	Oui	Oui
Prestataires (prof libérales, cabinets, consultants, experts)	Rapports techniques, devis, bons d’intervention, factures	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Aucun de temps de conservation designé.

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Consentement préalable obtenu lors d'un traitement connexe Traitement 11.1

Comments

Information : par le livret d'accueil "syndic" remis à chaque copropriétaire Droits : les droits d'accès, de correction, de limitation, et d'opposition s'exercent : - via l'extranet copropriétaire permettant aux personnes d'indiquer et de corriger leurs données - via le formulaire d'exercice des droits  Portabilité : n/a

Acteurs internes

Syndic

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

Désignation	Motif	Données concernées
Fournisseurs	01 Pour traitement(s) connexe(s)	Données concernant les interventions et travaux
Fournisseurs / Assurances	01 Pour traitement(s) connexe(s)	Données concernant les sinistres

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	Données non sensible au sens du RGPD mais vues comme sensible car elles peuvent concerner un sinistre dans un logement privatif (élément de vie privée), une ne dispute sur la responsabilité entre copropriétaires, des photographies d’intérieurs privés, prises pour constat ou expertise...
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Contrôler les accès, délivrer des badges, digicodes Encadrer la vidéosurveillance (le cas échéant)
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1f (intérêts légitimes)	Un traitement légitime est inhérent à la mission d'un organisme privé ; il est réalisé dans un intérêt mutuel et ne prévaut pas sur les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée. Il concerne notamment les opérations de sécurité des données, la gestion interne des informations clients ou usagers, la lutte contre la fraude ou les opérations de prospection entre professionnels.	Il est dans la mission du syndic de contribuer à la sécurité des copropriétaires et de leurs locataires

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Economiques : identification d'un lot (n°, quote-part des tantièmes)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : de badge, de carte de pointage, de fidélité...	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Date d'affectation	Oui	Oui
Locataires	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Locataires	Economiques : identification d'un lot (n°, quote-part des tantièmes)	Oui	Oui
Locataires	Identifiants : de badge, de carte de pointage, de fidélité...	Oui	Oui
Locataires	Date d'affectation	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que le contrat est en cours	01 Base active	Suppression	Fiche d'affection d'un badge à un copropriétaire ou un locataire

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	La personne signe la fiche lors de la remise du badge

Droits de personnes	Types	Contenu
Formulaire "Demande d'exercice des droits"		Les informations recueillies lors des traitements "Copropriétaire" sont enregistrées dans un fichier informatisé par le service juridique pour le traitement des réclamations.     Elles sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité et sont destinées aux services habilités de notre Organisme Conformément à la loi « informatique et libertés », et au "Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles, vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier ou vous y opposer en contactant : dpo@ajp-immobilier.com. L'ensemble des données collectés par ce formulaire bénéficient du consentement explicite de la personne concernée.

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Information : mentions indiqué en pied de la fiche d'attribution Droits : les droits d'accès, de correction, de limitation, et d'opposition s'exercent : - via l'extranet copropriétaire permettant aux personnes d'indiquer et de corriger leurs données - via le formulaire d'exercice des droits  Portabilité : n/a

Acteurs internes

Syndic

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	Bien que ce traitement ne comporte pas de données sensibles, il peut être vu comme intrusif car certains système permettant de journaliser les accès, il devient possible d’inférer les habitudes de vie, les horaires de sortie/retour
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Effectuer des embauches, le suivi RH, gérer la paie Contractualiser avec des sous traitants
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Contrat de travail si embauche, sinon contrat de sous-traitance
RGPD	Article 6-1c (obligation légale)	le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis	<br /> Pour les salariés (gestion Rh, données sociales et fiscales)

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Salariés des syndicats de copropriétaires	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Salariés des syndicats de copropriétaires	Etat civil : date et lieu de naissance	Oui	Oui
Salariés des syndicats de copropriétaires	Identifiants : NIR (numéro sécurité sociale)	Oui	Oui
Salariés des syndicats de copropriétaires	RH : contrat de travail, salaire mensuel, forfait jour, salaire horaire	Oui	Oui
Salariés des syndicats de copropriétaires	RH : salaire de base, heures supplémentaires, primes, indemnités, avantages en nature	Oui	Oui
Salariés des syndicats de copropriétaires	RH : nature de l'emploi, statut catégoriel, fonction principale, durée de travail	Oui	Oui
Salariés des syndicats de copropriétaires	Economiques et financières : domiciliation bancaires (IBAN, RIB)	Oui	Oui
Salariés des syndicats de copropriétaires	RH : visites médicales, date, résultat	Oui	Oui
Prestataires (prof libérales, cabinets, consultants, experts)	Eléments nécessaires à l'exécution des contrats établis	Oui	Oui
Employés des fournisseurs	Identifiants : coordonnées professionnelles (employeur, service, poste, tél, e-mail)	Oui	Oui
Employés des fournisseurs	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Employés des fournisseurs	RH : horaires, planning, liste d'activités	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Aucun de temps de conservation designé.

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	Par la signature d'un contrat de travail ou d'un contrat de sous-traitance

Comments

Information : articles "données personnelles" des contrats de travail ou de sous-traitance Droits : les droits d'accès, de correction, de limitation, et d'opposition s'exercent : - via le formulaire d'exercice des droits de ajp pour les salariés - auprès de leur employeur dans les cas de sous traitance Portabilité :

Acteurs internes

Syndic

Coordonnes les missions des salariés et des prestataires

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

Extensia

Gère les RH et effectue la paie pour les salariés des syndics

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

Désignation	Motif	Données concernées
Fournisseurs	01 Pour traitement(s) connexe(s)	Gestion des salariés en délégation de service

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	Ce traitement inclut des données sensibles liées aux RH (visite médicale, arrêt maladie) et à la nature des missions confiées (contrôle des activités)
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Favoriser le développement de l'activité syndic Programme d'apporteur d'affaires Action marketing (mailing) Echanger des données de propriétaires avec d'autres services AJP
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1f (intérêts légitimes)	Un traitement légitime est inhérent à la mission d'un organisme privé ; il est réalisé dans un intérêt mutuel et ne prévaut pas sur les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée. Il concerne notamment les opérations de sécurité des données, la gestion interne des informations clients ou usagers, la lutte contre la fraude ou les opérations de prospection entre professionnels.	Démarchage entre professionnels
RGPD	Article 6-1a (consentement)	la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;	permet à AJP d'utiliser les du copropriétaire afin que ses données soient partagées avec d'autre services d'AJP

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Prospects	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Prospects	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Prospects	Identifiants : coordonnées professionnelles (employeur, service, poste, tél, e-mail)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
3 ans après le dernier échange ou la fin d'un contrat	01 Base active	Suppression	Coordonnées prospects et clients ; pour conserver les données, un nouveau consentement est sollicité

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Traitement légitime ou pré-contractuel

Comments

Information : lors de chaque communication commerciale, ajp veille à indiquer la source des coordonnés utilisées et à proposer au destinataire un méthode de refus de consentement ou de désabonnement en un clic. Droits : les droits d'accès, de correction, de limitation, et opposition peuvent s'exercer :  - par un lien en fin de chaque communication - via le formulaire d'exercice des droits (site ajp, rubrique "données personnelles") Portabilité : n/a

Acteurs internes

Syndic	Gère les demandes des syndics intéressés par une prestation de AJP
Marketing et communication (Hellocom)	Gestion des campagnes de communication, envoi des emails, sms, ...

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	Les données traitées ne constituent pas un traitement sensible.
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Réaliser des campagnes de prospection et d'informations concernant les nouveaux programmes auprès des personnes déjà enregistrées (transmises par les plateformes), par mail ou SMS Organiser des parrainage et promotion Acquérir et gérer des listings de biens avec leur caractéristiques
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1a (consentement)	la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;
Référentiel	Prospection numérique	CNIL la prospection commerciale et  Maitrisez votre relation client
Référentiel	Prospection physique et par voie postale	Concernant les particuliers : biens et services analogues prospection des professionnels (CNIL La prospection commerciale & CNIL Réferentiel-gestion-commerciale	CNIL La prospection commerciale<br /> CNIL referentiel-gestion-commerciale.pdf<br /> <br />

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Financières (actifs) : description d'un bien immobilier à vendre ou louer	Oui	Oui
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Non	Non
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Identifiants : téléphone privé (portable, fixe)	Non	Non
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Identifiants : adresse e-mail de messagerie personnelle	Non	Non
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Identifiants : adresse postale du domicile	Non	Non
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Identifiants : identifiant, pseudo de réseau social (facebook, linkedin, ..)	Non	Non
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Activités : profil d'acheteur, souhaits potentiels d'achat	Oui	Oui
Prospects potentiels acquéreurs ou locataires	Activités : habitudes, activités, présence à des événements…	Non	Non

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que la personne n'a pas retiré son consentement	01 Base active	--	durant la période des 2 ans
2 ans (données et échanges de prospection)	01 Base active	--	à compter du dernier contact avec la personne concernée

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Consentement préalable obtenu lors d'un traitement connexe Consentement préalable détenu par un tiers

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Information : la personne a préalablement fournit un consentement. a chaque action marketing, une méthode (un lien, un email) est proposée pour permettre à la personne de refuser une prochaine communication en rapport avec la campagne Droits : l'exercice des droits se fait soit via le prestataire si consentement détenu par un tiers, soit auprès du responsable du traitement pour la campagne considérée Portabilité : non, car traitement automatisé

Acteurs internes

Marketing et communication (Hellocom)	Prépare les emailings et les envoi de SMS
Service location	Gestion des listes d'envoi et des réponses
Service transaction	Gestion des listes d'envoi et des réponses

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	Les approches marketing doivent tenir compte de l’importance grandissante de la protection de la vie privée et des lois qui la protège. Dans cette optique, nous privilégions des connexions personnelles et individualisées avec nos prospects ainsi qu'une communication transparente, loyale et adaptée. Par ailleurs, nous développons des outils permettant à la personne d'interagir facilement et directement sur ses données.afin d’établir la confiance avec les utilisateurs.
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Cloisonnement : compte(clé) dédiée à cette seule ressource	Le mécanisme de cloisonnement permet de compartimenter un environnement d’exécution en plusieurs parties ne comportant pas les mêmes éléments et ne bénéficiant ni des mêmes droits ni des mêmes ressources	Mesure organisationnelle
Politique de Protection des Données clients, prospects, contacts	Charte engageant l'organisme envers ses clients, prospects et contacts pour la sécurité et la confidentialité de leurs DCP et l'octroi de leur droits	Mesure organisationnelle
L'authentification est soumise à une politique de complexité	La gestion des identifiants est conforme aux préconisations : complexe, unique, stocké avec chiffrement	Mesure technologique
Protection de la base de données par le chiffrement	Les enregistrement de la base sont illisibles sans le logiciel ou la clé permettant le déchiffrement	Mesure technologique

Finalité(s)	Rassembler les éléments pour remplir les compromis et les actes de vente Valider juridiquement Signer, enregistrer et transmettre les actes signés
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Pas de base(s) légale(s)

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Propriétaires bailleurs	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Identifiants : adresse postale du domicile	Oui	Oui
Propriétaires bailleurs	Financières (actifs) : état des lieux d'un bien	Oui	Oui
Locataires	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Locataires	Identifiants : adresse postale du domicile	Oui	Oui
Locataires	date d'entrée, date de sortie	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Aucun de temps de conservation designé.

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons

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Acteurs internes

Service juridique

Rédige et adpate les baux commerciaux

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	N/A
Niveau de protection des données par l'organisme	N/A
Exemples d'impacts
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Pas de base(s) légale(s)

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Aucune catégorie de personnes désignée

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Aucun de temps de conservation designé.

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons

Comments

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Acteurs internes

--

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

--

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	N/A
Niveau de protection des données par l'organisme	N/A
Exemples d'impacts
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Gestion de futurs propriétaires Signature du mandat Izyprom Etude foncière et calcul des droits à construire Transmission du cahier des charges du propriétaire Sélection des promoteurs Réception et analyse des offres Renégociation avec les promoteurs sélectionnés Sélection finale et contresignature de l’offre Suivi du compromis de vente jusqu’à la signature de l’acte de vente
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Pas de base(s) légale(s)

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Aucune catégorie de personnes désignée

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Aucun de temps de conservation designé.

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons

Comments

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Acteurs internes

--

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

--

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	N/A
Niveau de protection des données par l'organisme	N/A
Exemples d'impacts
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Présenter AJP, ses entités, leurs activités et services Proposer des formulaires de contact et d'interactions avec les entités Mesurer les audience (visites, pages vues, activité des visiteurs, ...) pour adapter les offres et les présentations Recueillir des informations sur les centres d’intérêt au travers des pages consultées Collecter des données de navigation afin de personnaliser les offres
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1a (consentement)	la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;
Droit français	Site internet	Mentions obligatoires sur un site : service-public.fr, F31228
Règlement européen	Cookies et traceurs	Consentement selon Réglementation Européenne sur les cookies et autres traceurs, article 5(3) de la directive 2002/58/CE. Directive CNIL sur les cookies et traceurs	la CNIL a adopté le 17 septembre 2020 des lignes directrices, complétées par une recommandation visant notamment à proposer des exemples de modalités pratiques de recueil du consentement.

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Internautes	Identifiants : adresse ip, terminal utilisé, id d'authentification, source	Non	Non
Internautes	Identifiants : ID unique de publicité (internet, cookie third party)	Non	Non
Internautes	Activités : navigation internet, cookie (URL, adresse ip de l'ordinateur, moment, actions effectués…)	Non	Non

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
13 mois (Cookies et traceurs)	01 Base active	Suppression	à l'issue de la période ou en cas de retrait du consentement, l'internaute est invité à donner à nouveau son consentement ;

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	Le bandeau cookies apparait dès que l'utilisateur arrive sur le site et il doit choisir "accepter tout" , "refuser" ou "gérer les préférences"

Droits de personnes	Types	Contenu
Bandeau Cookies	01 Information; 05 Opposition, limitation;	Le bandeau cookies apparait dès que l'utilisateur arrive sur le site ; il doit choisir "accepter tout" , "refuser" ou "gérer les préférences" En cliquant sur "Paramètre des cookies", l'internaute visualise les catégories de cookies et gère ses préférences (essentiels, préférences de navigation, partenaires)

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Information : Droits : Portabilité : n/a

Acteurs internes

--

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

Hors U.E.

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	Les données anonymisée ne nécessitent pas de mesures particulières. L'utilisation des cookies tiers sont strictement encadrées et font l'objet d'un consentement
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Politique de Confidentialité des Cookies	Elle s’impose aux responsables du ou des traitements qui déposent des traceurs soumis au consentement en application de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés	Mesure organisationnelle
Outil de gestion des cookies	Les internautes doivent être informés et donner leur consentement préalablement au dépôt et à la lecture de certains traceurs, tandis que d’autres sont dispensés du recueil de ce consentement	Mesure technologique
Données stockées dans une infrastructure SaaS	Le stockage est hors de l'organisme, les mesures physiques sont garanties par un prestataire (Datacenter, SaaS..)	Mesure organisationnelle
L'authentification est soumise à une politique de complexité	La gestion des identifiants est conforme aux préconisations : complexe, unique, stocké avec chiffrement	Mesure technologique

Finalité(s)	Générer des formulaires à destination des internautes Faire suivre les demandes au service concerné
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1f (intérêts légitimes)	Un traitement légitime est inhérent à la mission d'un organisme privé ; il est réalisé dans un intérêt mutuel et ne prévaut pas sur les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée. Il concerne notamment les opérations de sécurité des données, la gestion interne des informations clients ou usagers, la lutte contre la fraude ou les opérations de prospection entre professionnels.	Recevoir des demandes commerciales

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
La personne enregistrée	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
La personne enregistrée	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
La personne enregistrée	Activités : contenu d'une demande	Oui	Oui
La personne enregistrée	Activités : navigation internet, cookie (URL, adresse ip de l'ordinateur, moment, actions effectués…)	Non	Non

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
3 ans après le dernier échange ou la fin d'un contrat	01 Base active	Suppression	Coordonnées prospects et clients ; pour conserver les données, un nouveau consentement est sollicité

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	En répondant le formulaire, la personne accepte le traitement de ses données personnelles

Droits de personnes	Types	Contenu
Mentions légales en pied de formulaire		En remplissant ce formulaire, vous êtes informé que vos données seront traitées de manière informatisées par les services d'AJP et vous acceptez leur transmission aux personnes liées à votre demande. Pour en savoir plus et faire valoir vos droits, rendez-vous sur ajp-immobilier.com/politique-de-protection

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Acteurs internes

Marketing et communication (Hellocom)	Conçoit les formulaires et les flux
Managers	Traitement des demandes

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	N/A
Niveau de protection des données par l'organisme	N/A
Exemples d'impacts
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Animer les pages réseaux sociaux des agences (Facebook, Instagram, Linkedin, ...) Recueillir des réactions des membres du réseau Echanger en ligne (chat live), publier dans des forums Emettre des messages ciblés vers des abonnés
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1a (consentement)	la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;	Les personnes ont abonnées au réseau social

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Abonnés de réseaux sociaux membres de groupes AJP	Identifiants : identifiant, pseudo de réseau social (facebook, linkedin, ..)	Oui	Oui
Abonnés de réseaux sociaux membres de groupes AJP	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que la personne n'a pas retiré son consentement	01 Base active	Suppression	pseudo de la personne et ses messages

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Consentement préalable détenu par un tiers

Droits de personnes	Types	Contenu
Article "Données personnelles" des contrats fournisseurs et sous-traitants (CGV, CGU)		Les entreprises informent leurs clients sur le traitement de leurs données grâce aux CGV qui contiennent les informations relatives à la protection des données

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Par le réseau social

Acteurs internes

Marketing et communication (Hellocom)	Animateur des pages facebook
Editeur sur les réseaux sociaux	Effectuent des publication pour AJP

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

Hors U.E.

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Oui
L'analyse ou la prédiction est-elle suivi d'un processus de décision entièrement automatisé (sans intervention humaine) ? Si oui précisez lequel.	AJP peut sélectionner les abonnés selon leur profil
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	En cas de gêne concernant une prospection non approprié, les personnes peuvent facilement agir sur leurs choix de communication
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Intégration de données depuis les outils métiers Emission de newsletters par e-mail Gestion des préférences d'abonnement
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1a (consentement)	la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;
Référentiel	Newsletter	article 32 de la Loi Informatique et Libertés ; article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques
Référentiel	Gestion des activités commerciales	Référentiel CNIL "Gestion Commerciale" : préconisation concernant les contrats, prospection, comptabilité, statistiques, enquêtes, sav	<br />
Référentiel	Prospection numérique	CNIL la prospection commerciale et  Maitrisez votre relation client	<br />

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Abonnés à une newsletter	Identifiants	Non	Non
Abonnés à une newsletter	Identifiants : adresse e-mail de messagerie personnelle	Oui	Oui
Prospects	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Non	Non
Prospects	Identifiants : téléphone privé (portable, fixe)	Oui	Oui
Prospects	Activités : contenu d'une demande	Non	Non
Prospects	Activités : navigation internet, cookie (URL, adresse ip de l'ordinateur, moment, actions effectués…)	Non	Non
Prospects	Source (logiciel métier)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que la personne n'a pas retiré son consentement	01 Base active	--	Chaque envoi contient un lien de désabonnement en 1 clic. Celui-ci provoque l'effacement de la base d'envoi

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	La personne a préalablement donné son consentement (depuis un formulaire, un contrat, via un tiers)

Droits de personnes	Types	Contenu
Mentions légales en pied de formulaire		En remplissant ce formulaire, vous êtes informé que vos données seront traitées de manière informatisées par les services d'AJP et vous acceptez leur transmission aux personnes liées à votre demande. Pour en savoir plus et faire valoir vos droits, rendez-vous sur ajp-immobilier.com/politique-de-protection
Mentions légales en pied de mail		Vous recevez ce mail #raison_de_la_presence_comme_destinataire (vous êtes un professionnel de l'immobilier, vous  êtes un potentiel propriétaire, vous êtes client AJP, ..) etc...) . Pour vous désinscrire, cliquez ici. Pour en savoir plus et faire valoir vos droits, rendez-vous sur ajp-immobilier.com/politique-de-protection
Préférences d'abonnement à nos Newsletter	04 Droit d'accès et de modification;	Nous avons reçu une demande pour modifier vos préférences d'abonnement aux listes de diffusion d'##organisme. Si vous êtes bien à l'origine de cette demande, vous pouvez maintenant modifier les thématiques sur lesquelles vous souhaitez recevoir des informations.   Cliquez sur le lien ci-dessous et actualiser vos préférences d'abonnement   Si vous n'avez pas fait cette demande, elle a probablement été envoyée par quelqu'un d'autre par erreur. Vous pouvez ignorer cet e-mail, et aucun changement ne sera apporté à vos préférences d'abonnement. Pour toute question concernant cette liste, veuillez contacter : communication@##organisme.fr

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Information : par une mention concernant les données personnelles sous le formulaire + un lien vers la présente politique de protection Droits : lors de chaque envoi d'une newsletter, la personne peut se désabonner d'un simple clic grâce à un lien situé au pied du courrier Portabilité : n/a

Acteurs internes

--

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

Désignation	Motif	Données concernées
Fournisseur de services numériques	04 Statistiques en rapport avec la finalité	Éditeur du logiciel e-mailing en mode SaaS

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

--

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	Les abonnées à une newsletter s'apparentent à un fichier prospect/clients et doit être protégé comme tel
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Cloisonnement : compte(clé) dédiée à cette seule ressource	Le mécanisme de cloisonnement permet de compartimenter un environnement d’exécution en plusieurs parties ne comportant pas les mêmes éléments et ne bénéficiant ni des mêmes droits ni des mêmes ressources	Mesure organisationnelle
Données stockées dans une infrastructure SaaS	Le stockage est hors de l'organisme, les mesures physiques sont garanties par un prestataire (Datacenter, SaaS..)	Mesure organisationnelle

Finalité(s)	Collecter des questionnaires de satisfaction concernant les produits ou services proposés Réaliser des enquêtes de satisfaction, des sondages et le suivi d'utilisation auprès des campeurs Agréger des données nominatives ou non issues des enquêtes afin de construire des indicateurs concernant la satisfaction concernant nos services
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1a (consentement)	la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;
Référentiel	Avis en lignes	Décret n°2017-1436 du Code de la consommation Norme NF ISO 20488 encadrant les «avis en ligne» (date, expérience, critère, contreparties, contrôle, modification, rejet)

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
La personne enregistrée	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Non	Non
La personne enregistrée	Identifiants : identifiant, pseudo de réseau social (facebook, linkedin, ..)	Oui	Oui
La personne enregistrée	Opinions : date, avis, retour d'expérience, note	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que la personne n'a pas retiré son consentement	01 Base active	--	Les avis sont conservés tant que les personnes n'ont pas retiré leur consentement ou tant que l'organisme ou le prestataire assure sa diffusion

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	La personne signe le formulaire de déclaration d'un contentieux

Comments

Information : via les mentions légales du "formulaire de déclaration d'un contentieux" Droits : Portabilité :

Acteurs internes

--

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

Hors U.E.

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	Concernant les personnes, les avis sont publics ; concernant l'organisme, l'accès à l'ensemble des avis et des réponses doit rester strictement réservé aux personnes habilitées
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Données stockées dans une infrastructure SaaS	Le stockage est hors de l'organisme, les mesures physiques sont garanties par un prestataire (Datacenter, SaaS..)	Mesure organisationnelle
Cloisonnement : compte(clé) dédiée à cette seule ressource	Le mécanisme de cloisonnement permet de compartimenter un environnement d’exécution en plusieurs parties ne comportant pas les mêmes éléments et ne bénéficiant ni des mêmes droits ni des mêmes ressources	Mesure organisationnelle

Finalité(s)	- Organiser des loteries ou toute opération promotionnelle à l'exclusion des jeux d'argent et de hasard en ligne soumis à l'agrément de l'Autorité de Régulation des Jeux en Ligne - Faire gagner des lots aux participants - Promotionner les activités de l'organisme
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1a (consentement)	la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;
Droit français	Organisation de jeux-concours (ou "loteries publicitaires")	Loi du 21 mai 1836, Modifié par LOI n°2014-1545 du 20 décembre 2014 - art. 54 ;	<br />
Référentiel	Jeux concours	CNIL organisation-de-jeux-concours-que-faire

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
La personne enregistrée	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
La personne enregistrée	Identifiants : adresse postale du domicile	Non	Non
La personne enregistrée	Identifiants : adresse e-mail de messagerie personnelle	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
3 ans après le dernier échange ou la fin d'un contrat	01 Base active	Suppression	Coordonnées des participants ; pour conserver les données, un nouveau consentement est sollicité

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	En s'inscrivant au jeu, les personnes acceptent les conditions générales du jeu

Droits de personnes	Types	Contenu
Mentions légales en pied de formulaire		En remplissant ce formulaire, vous êtes informé que vos données seront traitées de manière informatisées par les services d'AJP et vous acceptez leur transmission aux personnes liées à votre demande. Pour en savoir plus et faire valoir vos droits, rendez-vous sur ajp-immobilier.com/politique-de-protection

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Information : les conditions sont portées à leur connaissance sur le billet concours et rappelées via la présente politique de confidentialité Droits : les personnes peuvent refuser le traitement de leur données au moment de la participation en le spécifiant au moment de l'inscription Portabilité : n/a

Acteurs internes

Marketing et communication (Hellocom)

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	Aux fins d'impartialité, la liste des participants doit être destinée uniquement aux personnes habilités par le règlement du jeu afin de garantir un strict respect de celui-ci.
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
L'authentification est soumise à une politique de complexité	La gestion des identifiants est conforme aux préconisations : complexe, unique, stocké avec chiffrement	Mesure technologique	La gestion des identifiants est conforme aux préconisations : complexe, unique, stocké avec chiffrement
Isolation des données : utilisation de canaux dédiés	Organisation des ressources (logicielles, mails, ...) de manière à ce que les données ayant les mêmes exigences de sécurité se trouvent dans une seule application	Mesure organisationnelle
Flux chiffrés de bout en bout	Le chiffrement des canaux de communication à l’aide de protocoles et de clés protège la confidentialité des échanges pour les services en ligne	Mesure technologique

Finalité(s)	Diffuser les noms des employés d'AJP à leurs correspondants prospects, clients, fournisseurs Diffuser des cartes de visite des collaborateurs Identifier les correspondants grâce aux signatures de mail Identifier les employés signataires de documents contractuels
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1f (intérêts légitimes)	Un traitement légitime est inhérent à la mission d'un organisme privé ; il est réalisé dans un intérêt mutuel et ne prévaut pas sur les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée. Il concerne notamment les opérations de sécurité des données, la gestion interne des informations clients ou usagers, la lutte contre la fraude ou les opérations de prospection entre professionnels.	Informer les prospects et clients de leurs correspondants

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Salariés de AJP	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Salariés de AJP	Identifiants : photographie (type identité)	Non	Non
Salariés de AJP	Identifiants : coordonnées de contact (tel mobile ou fixe, e-mail)	Oui	Oui
Salariés de AJP	Identifiants : coordonnées professionnelles (employeur, service, poste, tél, e-mail)	Non	Non

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que le salarié est présent	01 Base active	Suppression	Organigramme, cartes de visite, signature de mail

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Oui
Processus, méthode de recueil	Article "Données personnelles" du contrat de travail ; signature du formulaire "Droit à l'image" ;

Droits de personnes	Types	Contenu
Article "données personnelles" du contrat de travail et ses annexes		Intranet > RH & pôle social
Fiche de consentement "droit à l'image"		Les salariés donnent leur accord concernant le droit à l'image

Comments

--

Acteurs internes

L'ensemble des services AJP

L' employé, ou son service, ou AJP, diffuse ces informations

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

Désignation	Motif	Données concernées
Prospects	02 Information d'une partie prenante
Clients (propriétaires, locataires, copropriétaires, vacanciers)	02 Information d'une partie prenante
Fournisseurs	02 Information d'une partie prenante

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	Sauf poste sensible, l'information du nom de l'employé et de son poste est naturellement destinée à être diffusée donc pas d'impact particuliers
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire

Finalité(s)	Prospection de candidats agences immobilières établies ou mandataires pour des réseaux d'agence (CapiFrance ou IAD) Traitement des appels entrants suite à publication sur des sites marchands pour avoir du lead Gestion des dossiers de demandes de franchise
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (mesures précontractuelles)	le traitement est nécessaire en prévision de l'exécution d'un contrat, à la demande de la personne concernée	<br />
Référentiel	Prospection numérique	CNIL la prospection commerciale et  Maitrisez votre relation client	<br />

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Prospects professionnels de l'immobilier	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Non	Non
Prospects professionnels de l'immobilier	Identifiants : coordonnées professionnelles (employeur, service, poste, tél, e-mail)	Oui	Oui
Prospects professionnels de l'immobilier	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui
Prospects professionnels de l'immobilier	Juridique : éléments constitutifs d'un contrat	Non	Non

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
3 ans après le dernier échange ou la fin d'un contrat	01 Base active	Suppression ou anonymisation	Coordonnées et contenu des échanges ; pour conserver les coordonnées, un nouveau consentement est sollicité

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Traitement légitime ou pré-contractuel

Droits de personnes	Types	Contenu
Mentions légales en pied de mail		Vous recevez ce mail #raison_de_la_presence_comme_destinataire (vous êtes un professionnel de l'immobilier, vous  êtes un potentiel propriétaire, vous êtes client AJP, ..) etc...) . Pour vous désinscrire, cliquez ici. Pour en savoir plus et faire valoir vos droits, rendez-vous sur ajp-immobilier.com/politique-de-protection

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Information : Droits : Portabilité :

Acteurs internes

Franchise	Prospection
Marketing et communication (Hellocom)	Organise les e-mailings

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

--

Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Exemples d'impacts	Concernant les prospects, les informations concernant leur situation professionnelle et leurs relations contractuelles doivent rester confidentielles
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Mesures de protection concernant les boites e-mails	Courriers, contacts, agendas	Protection des catalogues
Mesures de protection concernant les fichiers stockés via Workspace	Dossier utilisateur + dossiers partagés	Protection des catalogues

Finalité(s)	Facturer les prestations par service ou activité : syndic, transaction, location saisonnière Recevoir les paiements et relancer le cas échéant Transmettre les éléments à la comptabilité
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1c (obligation légale)	le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis
Droit français	Code de commerce	Obligations légales entre commerçants et commerçants / non-commerçants ; obligations constitutives et déclaratives des sociétés commerciales, organisation du commerce ; formes de ventes, prix, concurrence, garanties	L441-9 Les conditions et sanctions de la facturation
Référentiel	Gestion des activités commerciales	Référentiel CNIL "Gestion Commerciale" : préconisation concernant les contrats, prospection, comptabilité, statistiques, enquêtes, sav
Référentiel	Gestion des impayés	CNIL référentiel gestion des impayes
Référentiel	Facturation, paiements	service-public.fr la facturation (devis, mentions obligatoires...) ; conditions générales de vente entre professionnels (CGV) ; délais de paiement entre professionnels

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Copropriétaire, gestionnaire locatif	Activités : éléments de facture (N° commande, BL, date, liste de produits ou services, quantités, prix, paiement)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Potentiels vendeurs ou bailleurs (propriétaires)	Activités : éléments de facture (N° commande, BL, date, liste de produits ou services, quantités, prix, paiement)	Oui	Oui
Locataires	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Locataires	Activités : éléments de facture (N° commande, BL, date, liste de produits ou services, quantités, prix, paiement)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que l'année fiscale n'est pas terminée (comptabilité clôturée)	01 Base active	Archivage	Factures et documents liés
10 ans à compter de la clôture de l'exercice	03 Archives intermédiaires	Suppression	Factures et documents liés

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Traitement légitime ou pré-contractuel

Droits de personnes	Types	Contenu
Article "Données personnelles" des contrats, CGV ou CGU de AJP Immobilier		Les informations recueillies lors de l'exécution de nos contrats sont enregistrées dans un système informatisé par nos services et les sous-traitants habilités de AJP. La collecte, l'usage, le partage et la durée de conservation de vos données personnelles sont minimisées et adaptées aux seules finalités de ces traitements. L'acceptation du contrat exige votre consentement explicite ; nous vous le redemanderons à l'occasion de tout autre traitement.   Pour plus d'informations, consulter le lien ajp-immobilier.com/politique-de-protection. Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer vos droits (accès, modification, opposition, etc) sur les données vous concernant. Merci d'utiliser le formulaire "Exercer mes droits" ou par mail dpo@ajp-immobilier.com

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Information : essentiellement via la présente politique de protection des données Droits : s'agissant d'un traitement légal, les droits sont principalement réduit à l'accès aux données. les personnes peuvent s'adresser au service gestion, ou remplir le formulaire d'exercice des droits depuis le site internet Portabilité : non, cependant les personnes reçoivent systématiquement copie des éléments facturés

Acteurs internes

Syndic	Appels de fond (travaux), tenue de la comptabilité par immeuble, trésorerie, budget
Service Comptabilité	Emission des factures de transaction + honoraires de gestion (gestion des biens en locations) + location saisonnières + refacturation de prestations au sein du groupe et autres sociétés hors groupe + échanges avec les services pour relances ou informations manquantes
Service location	Facturation des locations

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

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Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	La facturation, les informations de vente et les statistiques de facturation constituent des éléments de grande valeur pour la direction de l'entreprise
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Accès aux données via le réseau local	Le poste de l'utilisateur doit être connecté au réseau réseau local (en direct, via VPN, RDP) ou l'utilisateur prend la main à distance sur un tel poste	Mesure organisationnelle
Isolation des données : configuration du partage de fichiers	Organisation des ressources de manière à ce que les objets ayant les mêmes exigences de sécurité se trouvent dans les mêmes dossiers	Mesure organisationnelle

Finalité(s)	Recevoir et stocker les factures fournisseurs Gérer les paiements par prélèvement ou virement Tenir à jour l'annuaire des fournisseurs Générer les écritures comptables
Diffusion	Oui

Sur quelles bases légales et réglementaires nous appuyons-nous ?

Type	Désignation	Contenu	Commentaire
RGPD	Article 6-1b (contrat)	le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; RGPD (Art 6)	Conditions générales des fournisseurs + Conditions particulières
Droit français	Code de commerce	Obligations légales entre commerçants et commerçants / non-commerçants ; obligations constitutives et déclaratives des sociétés commerciales, organisation du commerce ; formes de ventes, prix, concurrence, garanties
Référentiel	Contrats de sous-traitants	RGPD : clauses type contractuelles pour le sous-traitant (CCT) ; CNIL Référentiel concernant les sous-traitants

Quelles personnes et quelles données font l'objet de ce traitement ?

Catégorie de personnes	Catégories de données	Obligatoire	Sensible
Fournisseurs	Identifiant d'entreprise : nom commercial, siret, adresse, tel, mail	Oui	Oui
Fournisseurs	Données nécessaires pour réaliser les achats et suivre les activités fournisseurs	Oui	Oui
Fournisseurs	Activités : éléments de facture (N° commande, BL, date, liste de produits ou services, quantités, prix, paiement)	Oui	Oui
Employés des fournisseurs	Identifiants : état civil (nom, prénom, civilité)	Oui	Oui
Employés des fournisseurs	Identifiants : coordonnées professionnelles (employeur, service, poste, tél, e-mail)	Oui	Oui
Employés des fournisseurs	Activités : correspondance par sms, e-mail, en ligne (horodatage, correspondants, message, discussions)	Oui	Oui

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Durée de conservation	Type de stockage	Action en fin de période	Commentaire
Tant que l'année fiscale n'est pas terminée (comptabilité clôturée)	01 Base active	Archivage	bons de commande, bons de livraison, lettres de facture, factures
10 ans à compter de la clôture de l'exercice	03 Archives intermédiaires	Suppression	pour tous les documents et informations concernant les achats

Comment respectons-nous vos droits (consentement, information, correction, portabilité) ?

Une procédure de consentement est-elle requise ?	Non
Raisons	Traitement légitime ou pré-contractuel Respect des CGV

Droits de personnes	Types	Contenu
Article "Données personnelles" des contrats fournisseurs et sous-traitants (CGV, CGU)		Les entreprises informent leurs clients sur le traitement de leurs données grâce aux CGV qui contiennent les informations relatives à la protection des données
Clauses contractuelles entre responsable de traitement et sous-traitant		Les traitements de données par un sous-traitant sont encadrés par un contrat avec le responsable de traitement, fondé partiellement ou totalement sur des clauses contractuelles types (CCT).

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Information : la conservation et les échanges de données sont régies par les conditions générales de vente ou les conditions générales d'utilisation ou les contrats et conventions spécifiques qui régissent les relations des parties ; si la signature des conditions générales d'achat n'est pas obligatoire, il est fortement recommandé de le faire pour que les cga acquièrent une valeur contractuelle. Droits : les employés des tiers en contact avec l'organisme ne peuvent faire valoir l’exercice d'un droit que par l'intermédiaire de leur employeur. les organismes mettent en œuvre des systèmes d'anonymisation lorsque le besoin s'en fait sentir. Portabilité : non, sauf spécifications contraire entre les parties

Acteurs internes

Service Comptabilité

Récolte des documents, saisie des écritures, émission des paiements

Sous-traitants (autres organismes ayant accès aux données)

--

Destinataires externes (personnes ou organismes destinataires de tout ou partie des données)

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Lieux du traitement (collecte, stockage..) : France / U.E / hors U.E

France

Sensibilité estimée et impacts potentiels en cas de violation ?

Ce traitement peut-il être perçu comme sensible ?	Non
Ce traitement permet-il un profilage ? (RGPD, art 4)	Non
Niveau de protection des données par l'organisme	Normal
Niveau de protection des données par l'organisme	Elevé
Exemples d'impacts	La protection des fichiers fournisseurs, des prix et des volumes d'achat est une préoccupation importante de chaque organisme. L'accès est donc réservé aux seules personnes habilitées
Ce traitement comporte des données sensibles?	Non
Ce traitement peut-il être perçu comme sensible?	Non

Quelles mesures de sécurité spécifiques avons-nous mise en place ?

Désignation	Contenu	Type	Commentaire
Filtrage par droits d'accès (attribués par groupe ou individuellement)	Un profil correspond à un ensemble de droits, qu’il est possible de paramétrer très finement pour définir quelles informations sont accessibles et quelles actions son possibles (lire, modifier, copier, imprimer...)	Mesure organisationnelle
Isolation des données : configuration du partage de fichiers	Organisation des ressources de manière à ce que les objets ayant les mêmes exigences de sécurité se trouvent dans les mêmes dossiers	Mesure organisationnelle
Données stockées dans une infrastructure SaaS	Le stockage est hors de l'organisme, les mesures physiques sont garanties par un prestataire (Datacenter, SaaS..)	Mesure organisationnelle
L'authentification est soumise à une politique de complexité	La gestion des identifiants est conforme aux préconisations : complexe, unique, stocké avec chiffrement	Mesure technologique